会社でGoogleカレンダーを共有すると何が便利なの?

通勤しない

リモートワークが多い会社なので、Googleカレンダーを共有しています

電車通勤 、片道1時間のオッサンLABO(@ossan_labo)のオッサンです

 

我社もCovid-19の影響で、リモートワークが増えてきました

リモートワークが多くなると・・・

  • 社員の通勤時間やオフィスコストの削減が出来る!
  • 育児や介護による離職率を低下させることが出来る!

などなどメリットも多くて、会社も社員も大喜び

 

でも、その一方で、チームのスケジュールや会議の確認など・・・

「リモートワークはすぐに予定が確認できない!」という欠点があります

 

そこで役立つのが、会社でGoogleカレンダーを共有する方法です

ということで今回の記事テーマは・・・

記事のテーマ会社でGoogleカレンダーを共有すると何が便利なの?

というお話をしたいと思います

Googleカレンダーの共有

googleカレンダー,共有 会社

上記は平成29年総務省の「リモートワークに対する課題」のグラフです

当時からリモートワークは・・・

  • 社員同士のコミュニケーションができない
  • 適正な労務管理ができない

などなど、いろいろな課題が挙がっていました

 

でもこの課題って、Googleカレンダーを共有すれば解決できると思うんです

共有するメリット

Googleカレンダーの予定を会社で共有すると・・・

会社に出勤しなくても、社員の予定をすぐに確認することができます

 

すぐに確認がとれるなら、リモートワークでも・・・

社員のコミュニケーション不足を少し解消できると思いませんか?

連絡ミスが無くなる

会社のコミュニケーション不足でよくあるトラブルが・・・

予定を「伝えていない」という連絡ミスです

 

でもGoogleカレンダーで共有すると、予口頭で伝える必要がないので・・・

「伝えていない」という連絡ミスが無くなります

 

さらにGoogleカレンダーのメモも共有できるので・・・

作業の進捗など、業務連絡も忘れず社員で共有することができます

いつでも予定を確認できる

Googleカレンダーは、Googleアカウントを入力すれば・・・

どんな端末からでも、Googleカレンダーを確認することができます

  • システム手帳を忘れたから、予定が分らない!
  • 会議室が空いているか、会社に戻らないと分らない!

なんてことが無いので、今の時代は必須ツールと言えるかもしれません

 

Googleカレンダーなら、いつでも予定を確認ができるわけです

2種類の共有方法

ではGoogleカレンダーで、実際に共有する方法を紹介します

 

まずGoogleカレンダーの共有方法は2種類あって・・・

「Googleカレンダー」と「予定のみ」共有するものです

 

パソコンとスマホで、対応内容が異なります

共有方法パソコンスマホ
Googleカレンダーを共有できるできない
予定のみを共有できるできる

それぞれの会社にあった共有方法を選びましょう

Goolgeカレンダーの共有する

まずパソコンで、Googleカレンダーを開きます

設定アイコンをクリック

Googleカレンダーの上にある「ギヤ」のアイコンから設定をクリックします

googleカレンダー,共有 会社

アカウントをクリック

次にGoogleカレンダー設定の左メニューから、Googleアカウントをクリックします

googleカレンダー,共有 会社

Googleカレンダーの共有設定

Googleカレンダーの共有設定には・・・

  • 一般公開して誰でも利用できるようにする
  • 特定のユーザーとの共有

上記の共有方法があります

googleカレンダー,共有 会社

どちらを選べばいいか悩む人は、下の表を参考にしてください

一般公開して誰でも利用できるようにする自分の会社以外の人に予定を共有したい場合
特定のユーザーとの共有自分の会社の人だけで予定を共有したい場合

会社なら「特定のユーザーとの共有」で、問題ないと思います

ユーザー追加

次に「ユーザー追加」から、共有したい相手のGmailを入力します

googleカレンダー,共有 会社

共有ユーザーに付与できる権限内容は、以下の通りです

予定の表示(時間枠のみ、詳細は非表示)Googleカレンダーで予定が入っている時間だけを確認できます
予定の表示(すべての予定の詳細)Googleカレンダーに表示されている予定の詳細が確認できます
予定の変更Googleカレンダーの予定の追加・編集・削除が出来ます
予定の変更および共有の管理Googleカレンダーの予定の追加・編集・削除・共有設定が出来ます

会社でGoogleカレンダーを共有する場合・・・

  • 予定の変更および共有の管理 → システム管理者
  • 予定の変更 → チームリーダー または 事務
  • 予定の表示(すべての予定の詳細)→ チームスタッフ
  • 予定の表示(時間枠のみ、詳細は非表示)→ 会社内(外)他チーム

といった具合に、権限をシッカリ分けて共有することをオススメします

共有ユーザーのGmailと権限を設定したら「送信」をクリックします

共有の許可をしてもらう

共有したいユーザーのGmailにGoogleカレンダー共有のメールが届きます

googleカレンダー,共有 会社

メールを受け取った人が「このカレンダーを追加」をクリックすれば共有完了

予定のみを共有する

次は「予定のみ」を共有する場合です

パソコンでも出来ますが、今回はスマホでの操作を説明します

Google カレンダー: 予定をスマートに管理する

Google カレンダー: 予定をスマートに管理する

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Googleカレンダーの予定をタップ

まずはGoogleカレンダーアプリを起動し「予定」をタップします

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ゲストを追加をタップ

予定を入力した後に「ゲストの追加」をタップします

 

ゲストのリスト(連絡したことがある人)が表示されます

リストから選択出来ますし、直接Gmailアドレスを入力してもOKです

googleカレンダー,共有 会社

予定を入力して保存

あとは「保存」をタップすれば、登録した予定が共有されます

googleカレンダー,共有 会社

スマホでもGoogleカレンダーの共有簡単ですよねぇ

でもゲストを間違うと、知らない相手に予定が共有されるので・・・

予定を保存する前に共有相手に間違いがないか、必ずチェックしましょう!

Googleカレンダーは完璧じゃない

googleカレンダー,共有 会社

簡単に会社の予定を共有できるGoogleカレンダー・・・

リモートワークが多くなってから、社員の予定共有で活躍しています

 

ただGoogleカレンダーも完璧ではないので・・・

やはりアナログのシステム手帳や直接の電話連絡は必要です

システム手帳とGoogleカレンダーを比べてみる
来年のシステム手帳買うか、Googleカレンダーだけにするか悩んでます。電車通勤 、片道1時間のオッサンLABOのオッサンです。ということで今回の記事テーマは、システム手帳とGoogleカレンダーどっちが良いの?というテーマで考えたいと思います。

Googleカレンダーに出来ないこと

ということでGoogleカレンダーを使って気がついた・・・

「あっ!ここ不便」と思ったポイントを紹介します

Googleカレンダーの共有は双方向ではない

まず会社では、チームリーダーのGoogleカレンダーを共有しました

共有設定は簡単ですが・・・

じつは「Googleカレンダーは100%の双方向共有」ではありません

 

どういうことかというと・・・

チームリーダーGoogleカレンダーに「新規予定」を入力すると共有カレンダーに反映される
チームスタッフGoogleカレンダーに「新規予定」を入力しても共有カレンダーに反映されない

新規予定を共有できるのは、Googleカレンダーのオーナーだけなのです

 

このことを勘違いしているスタッフが多く・・・

Googleカレンダーを共有したのに「予定が共有されない!」と連絡がありました

 

もし双方向で「新規予定」を共有出来るようにするには・・・

チームリーダー・チームスタッフお互い「Googleカレンダーの共有設定」が必要です

そもそもネット接続が前提

次はGoogleカレンダーが「ネット接続が前提」であること

 

たとえば、ネット接続できない地下や建物で仕事をしていると・・・

会社の共有Googleカレンダーをパソコンからは確認することができません

 

そのため、ある程度の月間スケジュールが決まれば・・・

予定をプリントアウトもしくは、システム手帳にメモしたりしています

 

最近ではネットが接続できない場所は、ほとんどありませんが・・・

万が一に備えて、アナログでも重要な予定は記録するようにしています

スマホのアプリの場合は、すでにGoogleカレンダーに反映された予定は、ネット接続されていなくても確認することが可能です。

会社でGoogleカレンダーを共有しよう!

googleカレンダー,共有 会社

ということでリモートワーク中は、Googleカレンダーを会社で共有して・・・

直接会わなくても、社員の連絡ミスが減るようにしています

さらにToDoリストやKeepメモも併用することで・・・

Googleカレンダーで、より連絡ミスを減らす工夫もしています

 

ただGoogleカレンダーの共有で、100%連絡ミスが無くなるわけではありません!

最終確認や個人の予定は、システム手帳や電話連絡を今も併用しています

Googleカレンダーの共有で、なにが出来るかを見極めることが重要ということです

 

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今後とも”快適通勤研究所”をよろしくお願い申し上げます

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